商業英語課程【英文寫作或Email極重視語調及時態】教你如何寫好

商業英語課程【英文寫作或Email極重視語調及時態】教你如何寫好

商業英語的核心,除了文法,關鍵是文法【語法】中的 Tenses【時態,用語境去明白用什麼時態】、 Tone【語調,Formal、Semi-Formal,經常用錯should, would, could等】及Usage等,因為大多數人學英語沒有好好的學好語法。以為學懂講就足夠,其實商業英語或職場英語,一定涉及很多Formal的電郵email或文件書信Letter,語法一錯,小則給上司罵,大則可以有機會成為公司間的商業糾紛 。此外,英文書寫能力不行,也很難找到好工作,更不要說投身管理階層。

 

商業英語要學好,離不開
英文語法 + 生字 + Usage
可是很多大學生或中學生,從來都沒有一套完整的系統學語法。離開了學校後,很容易將碎片化的英文知識都還給了老師。我們的英文語法課程,運用7+3英文思維框架,快速有系統科學化地,關連及重建中學到大學學過的重要英文語法。

 

這篇文章,我會教大家英文Tone。如果你想有效學好商業英語語法,請參考我們另外的課程,40小時關連高效掌握中學到大學英文【按此】,適合專業人士、中層管理人員,或一般文員。商業英語最重要的基礎,一定離不開英文的語法。此外,是離不開正確的Usage,如果是想詳細了解線上商務英文正規Usage【實戰Business Writing/Reading】 【按此】

 

對於may、shall、should商務權限涵義很多香港人用錯,做成很多誤會。
Admin的電郵往來,as的實、虛用法從來沒有留意。
Date使用時又不分inclusive / exclusive。
商務英文正規Usage課程都會一一講解。

 

另外,我們也有高級的英語文法課程【按此】,特別適合行政級人員,及高級專業人士。其中的內容包括Tenses,決定句子的Tenses時,很需要從語境著手,這是華人學習Tenses時少注意或沒有注意的地方。因此,避免寫錯商業文件語法、商業Email語法、和外國人溝通經常用錯Tenses,在Tenses教學我會詳細講解。課程中提及的Tenses,【按此】【英文Tenses 學來學去都學得不好,為什麼?如何補上Tenses的思維「漏洞」?】
Future in the past 其實經常會出現在Accounting的考試題中 或 商業書信中
Formal letter / Email / Doc非常注重Tenses 及 Tone。

 

不要以為看見Now就用Present Continuous。一旦在用過去式,就全句都用過去式。用Tenses是需要考慮語境。有不同的學派說Tenses有24種、16種、12種,在我看只有5種。很多Tenses種從來都沒有實際用途,只是用 時間 x 形態 得出來的公式化教學。

 

開始講Tone【語調】

Tone【語調】,最難學好是Friendly Tone,為何?因為Friendly Tone 是需要比較在有和外國人溝通的環境浸淫。

 

商業英文,其實是有其自己的一套格式及Writing tone用語的,專門學習實屬必要(尤其對要應考IELTS GT 類的學生來說)。就以商業書信為例,Writing Tone共分為三類:
i. Formal Tone;
Ii. Semi-formal Tone;
Iii. Casual Tone (Friendly Tone)

 

其中Formal Tone,是商用書信最為普遍的寫作Tone。要對商業英文有深度掌握,可以從兩方面著手學習:
1. Tone與商用書信格式;
2. Tone與商業用語語法技巧。

 

1. Tone與商用書信格式:

以下是商用書信Writing Tone變化及其上下款格式一覽:
這個表格只屬入門解說,實際應用,如在Complaint letter, Consulting letter, Apologizing letter, Thanksgiving letter, Expository letter【IELTS GT版 常考五大商業書信】【按此】⋯⋯都會考慮自己身份(Role)及對象(Audience awareness)來進行調整的。

 

現在只是看一看不同Tone對上下款的「對稱」影響:
Formal Tone
Formal tone的letter/email 是有兩個情況:第一是題目沒有交代過上司的名字,上款(salutation)就用Dear Sir/Madam,下款(Complimentary)要配yours faithfully,; 第二是如知道名字上款就用Dear Mr. 【Surname only】,因為formal,只能提姓,不能提名,以示尊重,下款用yours sincerely。

 

Semi-formal Tone
Semi-formal Tone的對象可以是同事,Formal得來較平等,稱之為Semi-formal,直稱姓+名是合宜的,這樣可減少距離感,下款就寫yours sincerely。

 

Casual tone
可直稱其名Franky(稱謂),Skip了姓。大家朋友吧!配Best wishes,為下款,更親切。
另外,每種商用書信都有其段落格式,而每段段落都有適合其Writing Tone的模板句子,配合商業書信常見內容(Scenario劇情)來學習:

 

Scenario:
1. 投訴與回覆投訴;
2. 詢問類;
3. 業務常規(推廣、簽約、安撫、佈告…);
4. 商業資料類;
5. 商用禮儀;
6. 預約及取消;
7. 求職及回覆

 

基本上從這些入手,商業英語就能扎好一個穩建的馬步。

 

2. Tone與商業用語語法技巧:

商業書信最常用的writing tone,就是Formal Tone,寫一封Formal letter/Email有四種語法技巧要留意:

 

1. 善用kindly/Please;
2. 恰當用Passive Voice;
3. 以Inversion表達條件(Condition)語境;
4. 用gratitude/grateful 等用語

 

例1: You should send the parcel to ABC Company.
這句子太Casual,不夠formal商用。請運用第一句技巧:善用Kindly/Please

 

改成: Kindly send the parcel to ABC Company.
即時感到「有商業」味!

 

例2: Let me remind you that…
這句子太粗魯,改成Passive Voice就變得客客氣氣。

 

改成: Please be reminded that…

 

例3: If you have any queries, please call…
這句子太口語化,用Inversion將之formalize!

 

改成: Should there be any queries, please call…

 

例4: Thank Tomato for introducing us the 7+3 learning system.
這句子可以寫得更formal點,將thank改用gratitude,,將Tomato老師的名字寫成Mr. Tomato。

 

改成:We would like to express my gratitude to Mr. Tomato for introducing the 7+3 learning system.
這些都是實用商業語法技巧的入門,商用Semi-formal與Casual Tone的運用都是以Formal Tone的寫法為基礎,而進行變化的。
7+3視覺英語Tomato Yip